记录控制程序（详尽）

记录控制程序

1．0目的：

规范记录的管理﹐客观﹑真实﹑准确地反映管理活动和管理体系的运行情况。为产品/环境的可追溯性以及采取改进﹐纠正和预防措施提供依据。

2．0适用范围：

本程序文件适用于与管理体系有关的所有记录。

3．0职责：

3．1各部门负责相关记录的编制﹑填写﹑收集﹑保存﹑归档﹑移交﹑处理。

3．3管理者代表负责记录的审批及实施情况的监督。

3．4记录的填写人员﹐对所记录的每一个数据文字负责。

4．0作业程序

4．1记录的范围。

4.1.1凡管理体系中的记录﹑报告﹑检验和验证数据等﹐均属于“记录”的范围﹐对需要控制的记录﹐可分为下面两种类型﹕

●与管理体系运行有关的记录﹐主要有﹕管理体系审核﹑管理评审﹑环境管理方案﹐合同评审﹑合格供货商评定﹐纠正和预防行动书﹐文件控制、培训及考核等记录。

●与环境/产品/过程有关的记录﹐主要有﹕环境监测记录﹐质量检验记录﹐不合格处置﹐产品让步等记录。

4．2记录样式的编制和审批。

4.2.1各部门根据工作需要﹐可自行编制记录样式的草案﹐编制时应按<<文件编号说明>>给记录样式唯一的编号。

4.2.2新编制的记录样式﹐需经部门负责人或相关经理确认(可与文件一同审批﹐单独审批时﹐采取在背面签名的方式进行)后，交管理者代表审批及由文控中心备案。

4．3记录样式的发放与更改。

4.3.1按<<文件控制程序>>的规定做好管理记录样式的发放与管理。

4.3.2文控中心应编制在用记录样式目录“记录目录及保存期限”﹐该目录应详细列明管理记录的部门名称﹐保管人及保存期限等内容。分发各部门﹐以便各部门使用。

4.3.3记录样式的更改﹐需经部门负责人/相关责任经理批准。记录样式更改时﹐应给予新的版号。更改后的记录样式按<<文件控制程序>>发放﹐同时收回旧样式。

4．4记录的管理。

4.4.1填写要求

记录的字迹应清晰﹑真实﹐并按要求正确填写﹐且不应随时涂改。如有错误﹐应用划线的方式进行更正﹐并签名和注明日期。对于要求填入电子文档的记录，应注意由有资格的人员依照其规定路径及录入要求进行，重要文档应加密保存。

4.4.2收集﹑归档

管理活动的开展均伴随有记录的产生﹐每一项活动结束后﹐该项活动的负责人应将该项记录整理成文交予相关部门﹐各部门由专人负责收集记录并存盘。

4.4.3查阅﹑借阅

●已归档的记录﹐借阅时应填写“文件借阅登记表”。

●经相关部门负责人同意﹐可查阅其记录。

●所有记录的原件一律不借给公司以外的单位/人员。

4.4.4记录的标识﹑贮存和保护。

●记录按类别装订成册。做好名称﹑部门﹑时间标识﹐保存在适当的档案柜中便于查阅﹐并注意做好防虫鼠﹐防潮等工作以防止管理记录的损失﹑变质和丢失。

●采用其他媒介的管理记录﹐也应有相应的贮存条件﹐如软盘﹐应注意防潮﹑防压﹑防磁﹐以免贮存内容丢失。必要时﹐可复制备份。

4．5外来记录的控制

4.5.1与产质量量相关的记录，由品管部管理；与订单及服务相关的记录，由营业部进行管理。

4.5.2供货商提供的物料相关记录及其它外来管理由相关部门保存。

4．6记录的保存期

记录的保存期按“记录目录及其保存期”的规定执行﹐没有特别规定的﹐保存期最少为三个月。

4．7记录的处理

4.7.1已超过保存期或无查考价值的记录﹐可剔除处理。

4.7.2记录的处理方式为销毁。

4.7.3需销毁的记录﹐由其管理员填写“文件销毁申清单”﹐经部门主管审批后﹐文件管理员负责销毁(机密的记录予以销毁﹐其它记录作可回收废弃物处理。)。

5．0相关文件

5．1文件控制程序OP03

5．2文件编号说明WI-HR-02

6．0相关记录

6．1文件借阅登记表RE-OP03-05

6．2文件销毁申请单RE-OP03-07

6．3记录目录及其保存期RE-OP04-01