送货（含样办、对象）计划工作指示

送货(含样办﹑对象)计划之工作指引

一﹑目的﹔

为规范每日送货计划﹐特制定此工作指引﹔

二﹑适用范围﹔

营业部跟单员﹑香港公司营业部﹑仓务部﹑运输部﹑品管部

三﹑计划依据﹔

客户订单之交货期﹑客户之交货排期﹑客户之每日交货计划﹑客户之电话通知(一般不允许电话通知﹐尽可能要书面通知)

四﹑大陆送货﹔

1﹑计划时间﹔

每天下午4:30前出次日之送货计划﹐周六下午出周日及周一之送货计划﹐也可随时根据客户之要求书面增减送货计划。

2﹑计划指引﹔

(1)﹑送货计划以客户分类﹐同一客户集中送货计划﹔

(2)﹑跟单员出的送货计划要注明﹕客户名称﹑生产单号﹑货号﹑送货日期﹑交货地点﹑到货的时间及其他附带要求等﹔

(3)﹑对有存仓的货品﹐一定要按先进先出的原则先出存仓单号的货﹐仓库要严格按送货计划上的生产单号及货号出货﹐两者缺一不可(无货号的例外)﹔

(4)﹑计划出好后﹐要查哪些单号的货已做好或有存仓﹖﹐哪些单号的货未做好﹖﹐未做好的货﹐跟单员要以急货跟催表方式将信息传达PMC安排生产﹐跟单员需在急货跟催表上明确注明客户要货的时间与数量﹐请注意﹕急货跟催表上的到货时间﹑送货数量应与送货计划上的指示一致﹐不可随意乱写﹐跟单员事先应根据进度与客户沟通协商。

(5)﹑跟单员出好的送货计划实时放入《每日交货跟催表》集中篮﹐运输部将在每日下午五点取走资料并安排装车计划﹔

(6)﹑跟单员出好的送货计划﹐客户可能随时增减货号或数量﹔若计划未被运输部收走﹐可实时取出修改﹐若运输部已收走﹐需以计划纸书面形式经营业主任签名(上班时间)后﹐通知运输部组长并留底﹐再由运输部通知仓库作相应变动﹐同时﹐跟单员需以书面形式通知PMC修改相应的急货跟催计划﹔

(7)﹑特别提示﹕跟单员指示在送货计划上的要求(特别是时间)应根据生产进度权衡作出并与客户协商﹐不可生硬照搬客户要求﹐否则﹐可能造成其他部门对指示的不信任及影响客户的正常生产计划。

(8)﹑送货计划检查要点﹕

A>是否有多出或遗漏计划﹖

B>生产单号与货号是否对应﹖

C>交货地址是否正确﹖(特别是新客户或同一公司交多处地址)

D>送货数量是否准确﹖

E>是否确认客户先前的排期未变﹖

(9)﹑若出现在每日下午五点前不能按计划送货到客户处的情况﹐运输部要在下午4﹕00前反馈跟单员﹐跟单员需与客户联络﹐争取客户留人收货或延迟交货。

(10)﹑若每日(周日除外)某些计划因某些原因无法安排送货﹐运输部应在每日下午4﹕00反馈相应跟单员﹐由跟单员与客户联络后﹐决定取消当日计划还是必须送货﹖若取消当日计划且次日需送﹐跟单员应将此计划增补在次日送货计划上﹐当日计划作废。

(11)﹑若周日某些计划因某些原因无法安排送货﹐运输部应自动将未送计划增补在周一送货计划上﹐并作优先安排。

3﹑若有需送客户的其它对象﹐需将贴有“信函﹑物件物品投寄签收单”的物品放在运输部﹐并在运输部“带往客户对象登记表”上登记。

4﹑一般情况﹐样办应由营业员专程送给客户﹐以示重视﹔

五﹑返港送货﹔

1﹑香港每天以“返港货装货预算”传真形式提前一天通知深圳营业部文员需返港的装货预算﹐由营业部文员传达到相关跟单员确认其生产单号及生产进度﹐再由文员将返港装货预算交PMC确认其交货期可否满足﹖然后﹐文员将结果以传真形式反馈香港公司。

2﹑若返港货需更改包装方式或重验﹐跟单员需以书面形式经跟单主任签名后交品管部执行﹐若需包装箱﹐此前需出生产单制造并详细说明用途。

3﹑香港每天下午将当晚予返港货品以“返港货装货计划一览表”形式E-mail给深圳营业部文员﹐由营业部文员给相关跟单员确认其生产单号及生产进度并填写“中国出口清单编号”后﹐由文员复印四份分别给PMC总调度﹑生产厂长﹑仓库文员﹑运输文员﹔同时﹐营业文员要向进出口部申领一式四联“出口集中报关货物申报单”﹐并正确填写申报单之“备案合同备案编号”&“发货单位”&“收货单位”&“合同号”&“贸易性质”&“贸易国别(地区)”几项﹐其余项目由运输部装货后正确填写。

4﹑仓务部﹑运输部分别按“返港货装货计划一览表”发货及装货﹐并填写该表之“实际装货数量”&“送货单编号”&“欠装原因”&“车辆进厂时间”&“离开深圳厂时间”等栏目﹐运输部于次日早上第一时间交此表给营业部文员﹐营业部文员确认后将此表传真香港公司。

5﹑若有样办需返港﹐由跟单员填写“(当日)返港样办明细”表及“(次日)返港样办预算”表﹐由营业文员在每日下午4:30前复印给PMC﹑生产部﹑仓务部﹑运输部﹑技朮开发部﹐并于次日早上9:00前将运输部之实际返办记录传真香港﹐以便确认。

6﹑若有需返港的其它物件﹐跟单员需在营业部“深圳寄往香港文件登记表”上登记﹐并将物品文件放在相应位置﹐由营业部文员于每日下午5﹕30集中交运输部文员。