纸箱厂如何做好订单管理

什么是订单管理？

　　订单管理是客户关系管理的有效延伸，能更好的把个性化、差异化服务有机的融入到客户管理中去，能推动经济效益和客户满意度的提升。订单供货的目的，是品牌能让客户自由选择，货源安排做到公开透明，产品能更加适应和满足消费者的需要。其业务流程的变化首先体现在企业客户经理的工作上。客户经理对辖区内客户需求预测和具体订单是否准确，不但关系到工业企业和零售户对公司的满意度，更关系到按客户订单组织货源这项工作能否得以顺利的开展。

　　改进订单管理周期“以客户为导向”是一句时髦的口号。但凡谈到取悦客户，公司高管总是考虑采取大手笔的行动，例如推出突破性的产品，或者提供不同凡响的服务等等。可事实上，客户的抱怨大多源自订单处理不当，比如交货延误、发货错误或账单不准确。

　　订单是联系客户与公司的纽带，可以说订单就是客户的化身。处理订单就是跟客户打交道，忽视订单就等于冷落客户。而订单管理周期中的每一个环节，都是客户亲身体验交易过程的“关键时刻”，直接决定他们对公司满意与否。所以要真正让客户满意，首先必须踏踏实实做好订单管理这项基本工作。

　　改进订单管理周期能给公司带来的好处是显而易见的，它主要表现在三个方面。首先，也是最重要的一点，它能提高客户满意度。其次，它能缓解部门之间的矛盾，帮助大家认识到所有部门都是相互依存的。最后，它还能提高公司的财务业绩。

　　订单管理周期可以分成10  个步骤：订单规划、订单生成、成本估算和定价、接单与录入、订单甄选及主次划分、工作调度、订单履行、结账、退货及索赔、售后服务。只要其中任何一个环节出现疏漏，就会导致订单处理出问题，招来客户投诉，损害客户满意度。

　　通过长时间考察，发现订单管理周期中主要存在4  类问题：

　　1.大多数公司未将订单管理周期看成一个完整的系统，各个部门“只见树木，不见森林”。

　　2.订单管理周期的每个环节都需要群策群力，职能的交叉重叠容易引发部门间的冲突。

　　3.  公司高层对订单管理周期的具体细节不甚了解，而掌握着关键信息的底层员工又无法与高层沟通。

　　4.客户对订单管理周期的具体运作知之甚少。

　　由此总结出四条经验教训：

　　①订单在不同职能部门之间传递时容易出现纰漏（横向缺口）；②高层和底层对订单流程的了解存在偏差（纵向缺口）；③应派专人负责判断订单的价值，并据此排定订单的优先处理顺序；④要强化成本估计能力，并适时采取按订单定价法。

　　针对上述问题与教训，有三点切实可行的改进建议可供采纳：

　　1.分析研究　画出公司的订单管理周期图，在图上标出衔接缺口。这个直观的工具可以引导大家关注实际问题，避免把时间浪费在无谓的争论上。

　　2.  树立系统观念　订单管理周期是一个系统，所以必须将它作为一个系统来管理。为此，管理者既可以通过跨职能或跨部门投资来营造合作氛围，也可以通过在薪酬体系中引入共同奖励计划，或者在绩效考核指标中加入一些反映跨部门或整个系统绩效的参数，来促进各部门树立整体观念。此外，信息技术也是一个有力的手段。

　　3.  制定内部政治策略　高管应该深入公司底层，把自己和订单“钉”在一起，站在客户的立场上全程跟踪订单管理流程的每个环节，以此将整个公司更加紧密地联系在一起。有些管理者还没有画出订单管理周期图，就试图着手直接解决内部冲突，这种做法往往会遭遇失败。而首先画出订单管理周期，并且引入跨部门的考核指标，就能帮助公司上下树立整体观念，从而克服纵向的政治阻力。采用客户的视角将使公司内部的政治关系面貌一新，变得更加富有建设性。

　　订单是联系客户与公司的纽带，可以说订单就是客户的化身。

　　订单管理系统：

　　订单管理系统（OMS）是物流管理系统的一部分，通过对客户下达的订单进行管理及跟踪，动态掌握订单的进展和完成情况，提升物流过程中的作业效率，从而节省运作时间和作业成本，提高物流企业的市场竞争力。

　　订单管理系统的主要功能是通过统一订单提供用户整合的一站式供应链服务，订单管理以及订单跟踪管理能够使用户的物流服务得到全程的满足。

　　定单管理系统是物流管理链条中的不可或缺的部分，通过对定单的管理和分配，使仓储管理和运输管理有机的结合，稳定有效地实现物流管理中各个环节充分发挥作用，使仓储、运输、订单成为一个有机整体，满足物流系统信息化的需求。

　　订单管理是对商户下达的各种指令进行管理、查询、修改、打印等功能，同时将业务部门处理信息反馈至商户。定单管理系统一般包括：订单处理，订单确认，订单状态管理（包括取消、付款、发货等多种状态，以及订单出库和订单查询）等。

　　订单管理系统基本功能模块：

　　■订单管理系统可实现单次及批量订单，订单管理与库存管理相连接，并且在下订单时有库存预警及提示功能，订单管理同时与客户管理相连接，可查询历史订单情况以及订单的执行情况。

　　■经销商管理系统以企业的销售渠道建设为重点，对供应链中的信息流、物流和资金流进行系统规划，全面实施和过程监控，加强企业与销售商之间业务的紧密合作，通过规范经销商内部的业务流程提高其资源管理方面的能力，同时向客户提供了全方位的销售体验和服务。

　　■仓管连接（仓库管理）仓库管理以条形码为数据源，使用数据采集终端扫描条码标识，进行数据采集。系统从级别、类别、货位、批次、单件等不同角度来管理库存物品的数量，以便企业可以及时了解和控制库存业务各方面的准情况，有效地进行产品物流监控。

　　■销售费用管理销售费用都花到哪里去了？不少企业的市场负责人都在为这个问题而苦恼投入了大量经费用于渠道和终端建设，但是在市场上似乎感觉不到一点力度。销售费用管理为您建立一套完善的销售费用管理体系，帮您把费用控制到合理范围内。

　　■费用预算及考核企业财务预算的监控就是在财务预算执行过程中对预算执行情况所进行的日常监督和控制。通过预算监控发现预算执行的偏差,  对企业各责任中心预算执行结果的考核,是保证财务预算管理体制发挥作用的重要手段和环节。

　　■直供客户销售结算统计报表和直供客户的对帐单都可以自动生成EXCEL  电子表格文件，避免了大量烦琐的计算和文件格式转换。对帐单能够明确地反映每个直供客户的款项明细。

　　销售费用管理为您建立一套完善的销售费用管理体系，帮您把费用控制到合理范围内。

　　企业财务预算的监控就是在财务预算执行过程中对预算执行情况所进行的日常监督和控制。

　　订单管理系统优势：

　　企业的订单管理是涉及企业生产、企业资金流和企业的经营风险的关键环节。订单管理是企业管理中的源头管理。实施了订单管理信息系统后，企业的管理将迈上一个新的台阶。主要的益处如下所示：

　　1）该系统投资少，数据和系统安全性好，准确、及时、便利，减少了大量的简单重复劳动，节约了纸张、人力、通讯费用和时间。

　　2）该系统是根据订单批准量开出库量。出库量不允许大于订单的批准量，通过严格的流程和额度控制，可较好地规避企业经营风险；减少应收账款的额度，减少企业的资金压力。

　　3）通过客户的信息表和绩效信息表，各级管理者可随时掌握全国客户的情况。避免业务人员的“暗箱操作”以及由于业务人员的流失造成公司客户流失现象的发生。

　　4）货款得到了有效控制。通过及时核对客户和公司间的货款，维护了客户和公司利益，避免虚报业绩、截留货款现象的发生。

　　5）通过各品种的订货量、出库量和返货量的对比，进一步分析产生差异的原因，分析经营中的问题。可及时调整经营策略，减少可控的损失。

　　客户订单管理是客户关系管理的有效延伸，能更好的把个性化、差异化服务有机的融入到客户管理中去，拉动产品销量和经济效益的提升。客户订单管理是一项细致的工作，在实践中我们应不断探索、研究，运用综合分析能力，深入市场，深入客户，才能获得正确的市场信息，才能真正让客户订单管理这个工作，为企业把握市场需求，提高经济效益发挥。

　　客户订单管理是客户关系管理的有效延伸，能更好的把个性化、差异化服务有机的融入到客户管理中去，拉动产品销量和经济效益的提升。

　　案例：

　　苏州工业园区金达包装制品有限公司的总经理庄新女士给记者讲述了一个小订单带来大客户的故事。

　　大约7、8  年前，有人给庄女士介绍了一个日资企业的客户，这个客户要求在3  天的时间内做出6  种E  楞规格的异形纸箱，并且每种规格的纸箱都不到100  个，这样小的定量、严格的要求也确实让金达难以抉择。不过，金达一贯踏实稳健的经营理念还是让他们一口就承应下这个订单。在他们看来客户不分大小，每个客户都是朋友，都应该得到最好的服务。从接下订单的那刻起，金达迅速制定方案，规划生产流程，联系模具厂商按照客户要求尽快做出模具，金达内部从管理到生产、技术等各个岗位的人员协调分工，力求精益求精，希望给这个新客户一个满意的答卷。3  天的时间是短暂的，转眼到了交货的时间，金达以产品过硬的质量、对客户的尊重、诚信交易的实力和态度获得了客户的赞许。在如期交货后，客户就与金达签了一个很大的订单。原来这个客户是在考验金达的实力和态度，由于金达的出色表现，他们成了长期合作的伙伴。

　　直到现在，这家日资企业仍是金达包装制品有限公司的大客户，并且合作得相当愉快。

　　这仅仅是小订单带来大利益的一个案例，在包装行业，由于对小订单的重视带来的源源不断利润的事例不胜枚举。可见，转变经营思路，改变经营策略，应该从着眼小订单开始，说不定一个小小的订单也能给你带来大回报！