如何实现个性化文档的完美配页(上)

      人们要从印刷到装订的各个过程入手，全面保证个性化文档的精确复制。

       印后加工

        如果一个客户想要得到一个精确匹配的邮件，那么你面对的挑战就是：印刷一封信和一个张票——它们都是个性化的——然后把它们完美地整合在一个没有窗口的信封里。如果有一个页面的顺序发生了错误，那么整个邮件就失去了作用。

       确认是真正的挑战

       生产完美匹配的邮件的步骤是非常容易的。你每天都在印刷，折页，插页和喷墨打印。最困难的一部分就是确认。你如何保证每一个生产步骤都在按你的要求进行着？如果有一个步骤出现差错，会产生什么后果？

        无论你是用手工还是用机械进行插页，各个部门之间的责任关系是非常重要的。每一个工单都要配备检查表或确认单。很多生产精确匹配邮件的印刷厂都会给每一个文档都印上一个预检序列号，这样在需要的时候，每一个页面都能被放回到原来的位置上。除此之外，在页面上印刷原始记录号也是一个不错的办法。

        即便你相信自己的可变数据软件能够在印刷中保证页面的排列顺序，但Windows系统里还是会经常发生一些奇怪的事情，在这种情况下，数据就有可能发生混乱。如果在印刷之前就给原始数据库里的数据加上记录号，那么你就能够很容易地发现问题到底出在什么地方。

        在活件印刷的过程中，你也可以回过头去检查数据的完整性（每500页一次）。在数据库里对姓名地址和预检序列号进行匹配。要把印刷好的材料放置在特定的地方，最好要远离转动的房门，快速走动的人员和风力强劲的风扇，以防止意外事故的发生。

        在活件离开印刷生产区域准备装订之前，操作人员应该确认所有页面都完符合订单要求，并在检查表上签字。

        折页机：充满了潜在的危险

        需要特别注意的是：高速折页机比低速复印机或激光打印机更容易受到人为因素的干扰。有时候在捕捉和收集的过程中容易将两个页面套在一起。最好派两个操作人员，一个送纸，一个收集，这样就能保证生产的顺利进行。除此之外，操作人员也应该在交出活件之前，在检查表上签字确认。

        匹配工作主要集中在插页阶段，这同时也是最赚钱的一个加工环节。如果你使用的是非智能型的插页机，那就应该每隔25页打开一次密封装置，检查一下页面的内容。如果它们没有匹配好，那你应该庆幸还没有把它们装进信封里。很多插页机都允许人们对预先填好的信封进行密封。而自动续纸的邮资计算器也能够用来进行邮件的密封。

        手工系统在偶尔进行配页的时候是可以使用的，而智能化的设备对于快速批量生产来说是至关重要的。为插页机配备上条形码阅读器和光学字符识别照相机就能很好地解决这个问题。

        条形码阅读器能够满足很多活件的需求。符合行业标准的条形码可以被用在文档和其对应的信封上。这些条形码里可含有页面的具体信息，例如：顺序，工号等，而且它们还能与软件相连，当两个页面不能匹配的时候，能够使机器停止运转。条形码解决方案能与文件查找系统配合使用——阅读器能够进入数据库去确认记录和页面顺序信息。

        条形码对那些对信件外观要求不高的客户来说，是一个理想的选择。几乎没有人会在意私人发货单上是否印有条形码，但有一些定制的邀请函和直邮信件上却不能印上这些内容。

       为照相机的出现感到高兴

        光学字符识别（OCR）照相机为邮件匹配领域创造了更多的可能性。有些相机能够读出用隐形油墨印刷的条形码，这些条形码只有在特殊光源的照射下，才能显现出来。这避免了条形码被损坏的危险，但如果要想在某些特殊产品上印刷隐形条形码的话，则需要人们做大量的前端准备工作。因此，你一定要做足功课！

        光学字符识别（OCR）照相机并不是阅读条形码，而是查看真正的地址，以便于进行确认。要了解或者说去检查数据库。但这并不是说要把每一件事情都检查一遍，而是提醒你，在局势失控的情况下，可以采用这种办法。除此之外，你，制造商和你的IT部门之间应该多召开一些会议，以便于更好地对工作进行协调。

       另一种匹配方法

        在很多情况下，在插页完成之后印刷相应的通讯地址是一种解决邮件匹配问题的最佳方式。人们应该怎么去做呢？先用相继和累加器，最后再用喷墨打印机打印出来。

        由于大多数插页机都是将预先折好的带有地址的文档反着送到书帖斗里，所以光学字符识别（OCR）照相机根本读不出地址。如果使用费智能型的累加器/折页机，相机就可以在折页之前看到邮寄地址。接着它就会通过预检数据库对地址进行确认，并把这些信息发送到你的喷墨打印机上。当然，很多插页机也能将信封颠倒过来，这样一来，联机的喷墨装置就需要配备一个翻转装置。

        这个系统非常有效，因为它很简单，而且能与任意一个生产型插页机相连。如果你的喷墨打印机是一个拥有固定打印头的系统，那它可能就需要按从右到左的方向来进行生产，以配合多数插页机的出口方向。如果用这种方式进行生产，即便文档在进入累加器之前出现了差错，信封上的地址也让就能跟文档的地址匹配上。很明显，预检的顺序是非常重要的，但在非承运路线的信件上，这就是小事一桩：只要装信件的托盘是正确的就行了，并不一定要严格遵守预检顺序。除此之外，外面的信封也将印有包装和托盘号，这样能够防止它们被放到错误的托盘里。

        如果你已经拥有一个联机的喷墨打印机，一个落地式的插页机和一个累加器，那你只需要用一个带有打印机接口软件的相机就能完成配页了。

信息来源：青工刊报