文件控制程序（详尽）

文件控制程序

1．0目的

对公司管理体系有关的文件进行控制﹐确保其适用﹑有效而不致被误用。

2．0适用范围

适用于与公司管理体系有关的文件的控制。

3．0职责

3．1执行董事负责管理手册和程序文件的批准﹐发布。

3．2管理者代表负责管理手册和程序文件的编写﹐负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3．3人力资源部文控中心(以下简称文控中心)负责所有受控文件的发放﹑回收﹑销毁及原稿的保存。

3．4各部门负责相关文件的编制和使用保管﹐部门负责人负责相关文件的批准。

4．0作业程序

4．1新文件的编号

4.1.1管理者代表根据<<文件编号说明>>对管理手册﹐程序文件进行编号。

4.1.2其他文件﹐由文件编制者向文控中心取得编号。

4.1.3取号时﹐文控中心应填写“文件取号登记表”记录文件名及文件号。

4．2文件的编写

4.2.1管理手册和程序文件由管理者代表组织编写。

4.2.2其他管理文件﹑工作指示由相关部门编写。

4.2.3同一类文件刊头﹑刊尾﹑封面的编写格式要统一﹐具体参见<<文件编写格式>>工作指示执行。

4．3文件的审批

4.3.1管理手册﹐程序文件由管理者代表审核﹑执行董事批准。

4.3.2其他管理文件﹑工作指示由制订部门主管或经理负责审核批准。

4.3.3文件在送审的同时需填“文件制订/修改申请表”确定传阅及分发部门﹐相关人员同意运行该文件后在“相关人员签名栏”处签名。

4．4文件的发放

4.4.1受控文件原稿及电子版在提交文控中心前﹐送交人应对文件进行以下确认﹕

●是否进行有效的批准。

●标题﹑文件号﹑版本号﹑页数是否完整。

4.4.2将文件原稿及电子版（可指明访问路径）连同“文件制订/修改申请表”﹐提交文控中心﹐文控中心将收到的原稿存盘﹐填写“文件分发回收记录”。

4.4.3文控中心人员根据“文件制订/修改申请表”中要求发放文件的总份数进行复印﹐在复印文件上加盖“受控文件”章。

4.4.4文控中心人员把文件分发给有关部门﹐并要求文件领用人在“文件分发回收记录”上签收。

4.4.5当需使用文件人员未领到文件时﹐不得随意借用他人的文件复印﹐应填写“文件领用申请表”经部门负责人及管理者代表批准后﹐到文控中心办理领用手续﹐公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件﹐一经发现﹐由文控中心收回﹐并追究其责任。

4.4.6当文件使用人将文件丢失后﹐应填写“文件领用申请表”﹐申请补发(应在“文件领用申请表”中注明原因),文控中心在补发文件时应给予新的分发号﹐并在“文件分发回收记录”上注明丢失文件的分发号作废﹐必要时将作废文件的分发号通知各部门﹐防止误用。

4．5文件的以旧换新

4.5.1对于使用过程中损坏的文件﹑文件使用部门可用损坏的旧文件到文控中心换取新文件。

4.5.2以旧换新的文件﹐文控中心人员要在“文件分发回收记录”上做好登记﹐并注明原因﹐新文件的分发编号和旧文件的分发编号相同。

4．6文件的更改及废止

4.6.1文件需更改时﹐应填写“文件制订/修改申请表”说明更改原因﹐内容﹔文件的原审批部门进行审批。

4.6.2文件更改批准后﹐由相关部门负责人实施更改﹐更改后的文件填“文件制订/修改申请表”交文控中心﹐文控中心人员按“文件发放﹑回收记录”中的名单发放修改后的文件﹐同时收回作废的旧文件﹐作废文件的原稿盖“失效文件”章﹐由文控中心保存﹐其余作废文件由文控中心统一处理(机密文件予以销毁﹐其它文件作可回收废弃物回用或处理)。

4.6.3需废止的文件由申请部门填写《文件销毁申请单》提出申请﹐交管理者代表批准后由文控中心收回受控件连同原稿统一处理。

4．7文件的管理

4.7.1文控中心编制“文件总览表”﹐各部门按“文件总览表”将文件有序地存放以便于存取和查阅。

4.7.2不得在受控文件上乱涂乱画﹐不得私自外借确保文件的清晰﹑整洁和完好。

4.7.3电子版的文件以文控中心指定路径上的文件为正式有效版本，文控中心在文件新增或更改后应同时更新电子版及硬拷贝，电子版文件应保持备份并加密保存，为了便于以更快捷、环保的手段进行内部沟通，各有关部门可以通过内部局域网查看有关文件，文控中心应公布一个有效路径，并在文件发生更改时以邮件/帖子等形式通知相关部门/人员。

4.7.4借阅文件需填写“文件借阅登记表”﹐经文件所在部门负责人批准﹐借阅者需在指定日期归还﹐公司编制的原版文件一律不外借。

4.7.5文控中心负责在内部管理体系前全面评估检查各类在用文件的有效性﹐发现问题及时处理。

4．8发外文件的控制

4.8.1发外文件必须由管理者代表批准后方可发外(采购部发给供货商的文件除外)。

4.8.2提供给供货商和认证机构的受控文件﹐提供部门应到文控中心做好发放登记(填写“文件外发记录”)。

4.8.3提供给客户的文件﹐要加盖“非受控文件”章﹐不做更改(换)控制﹐但需做好发放记录。

4．9外来文件的控制

4.9.1客户订单﹑图纸由营业部统一保管﹑存档﹑更新。

4.9.2客户的质量信息﹐质量标准由品管部统一保管﹑存档﹑更新。关部门进行识别,编制“外来文件清单”﹐并对其进行不定期地更新及归档保存﹔与环境管理体系相关的法律﹑法规及相关方要求的控制方法具体依照《环境法律﹑法规控制工作指示》的要求执行。

4．10文件的评审

每年管理评审前或根据需要适时对使用中的文件进行评审(评审时应填写“文件评审表”)必要时予以修订。

5．0相关文件

5．1文件编号说明WI-HR-002

5．2环境法律、法规控制工作指示WI-HR-06

6．0相关记录

6．1文件制订/修改申请表RE-OP03-01

6．2文件发放﹑回收记录RE-OP03-02

6．3文件领用申请表RE-OP03-03

6．4文件评审表RE-OP03-04

6．5文件借阅登记表RE-OP03-05

6．6文件外发记录RE-OP03-06

6．7文件销毁申请单RE-OP03-07

6．8文件总览表RE-OP03-08

6．9外来文件清单RE-OP03-09