文件与资料管理程序（通用）

文件资料管理程序（通用版）

1.0目的

确保与质量体系相关的文件不误用，特订此办法。

2.0范围

凡本公司与品质制度相关之内部及外来文件均属之。

3.0权责

本程序由文控制定及管理，管理者代表审查，总经理核准，相关人员配合执行。

4.0定义

4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能之概括性、 原则性之摘要说明。

4.2程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明。

4.3作业指导书：为执行品质要求，在技术上、制造上所规定之具体方法、手段与判定要领等。

4.4受控文件：是指文件分发时需盖“受控文件”章，分发时需收回旧文件且以上动作皆需做收发记录的文件。

4.5非受控文件：是指文件分发时不需盖“受控文件”章（或只盖“非受控文件”章），分发时不需收回旧文件的文件。

5.0内容

5.1文件的分类。

A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。

B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；三级文件为作业指导书；二级文件为程序文件；四级文件为表单、记录、外来文件及资料等。

5.2文件与资料编号方法说明。

A.品质手册的编号为QM001。

B.程序文件的编号为QP□□。QP代表程序文件；其前一个□代表ISO9001的某一要素；其最后的一个□代表该要素派生的第几份文件。

C.作业指导书的编号为WI□□。WI代表作业指导书；其前一个□代表ISO9001的某一要素；其最后的一个□代表该要素派生的第几份文件之序号。

D.外来文件的编号为QE□□□□□□□。QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。

E.各种表单的编号原则：文件编号加序号加版本。

5.3文件版本说明：

A.版本编号方法：□□。前一个□表示文件的版本号（编号从A—Z），后一个□表示修订次数（编号从0—5）。

B.版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，例如：A0→A1；文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A1→B0

5.4文件的编写、审查、批准及分发层次：

5.5文件的制定

A.各部门制定草案，经相关权责人审查（必要时经讨论/会签）、批准，由文控打印和发行。

B.文件的修订：由原制定单位人员填写《文件变更申请表》说明原因及变更内容后，由原相关权责人审查、批准后将“文件变更申请表”交至文控,文控将原文件作文件修订并于修订记录中作登记。

5.6文件的发行

A.受控文件的发行：

a.办公室填写《文件分发一览表》交由管理代表核准后分发各部门。

b.文控加盖“受控文件”印章于文件每页上后发放文件至需求单位，并填写《文件分发/回收记录表》要求需求单位予以签收、核对。

c.文件换版发行时，需将旧版文件回收后，方可发放新版文件。

B.非受控文件发行(须加盖“非受控文件” 印章于文件每页上)。

a.依据外部需求由公司相关单位依据5.6.A.a—5.6.A.b节作业。

b.公司相关单位将非受控文件交至外部需求者。

c.采购部提供给供应厂商的非受控文件必须造册、登记，并要求供应商签收确认，文件换版和作废时，由采购部及时向供应厂商提供新版文件，同时声明旧版文件作废。

5.7文件的使用与管理。

A.对质量体系运作起重要作用的各个场所，都应有相应有效版本文件。

B.受控文件应保持干净、严禁涂改。

C.本公司未签盖“受控文件”印章之文件或签盖“受控文件”印章再复印的文件，一律无效。

D.受控文件有破损、模糊或丢失等情况，相关部门可填写《文件领用申请表》申请更换或补发。

E.本公司对受控文件的借阅须填写《文件借阅申请表》经管理者代表核准后方可向文控借阅。

F.文控应建立《文件一览表》以显示文件最新版本状况。

G.回收之旧版文件由文控统一销毁处理（如用于再生纸或供参考而保留的文件，则应在文件每页加盖“文件作废”印章）。

5.8外来文件资料的管制，每页需加盖“外来文件”印章即可。

A.对于与质量系统有关的外来标准，如国际、国家、行业标准由文控定期向提供此类标准的单位咨询并购买，依据此办法作业。

B.对于客户提供的技术参数资料文件，由销售部负责同客户联系及时取得最新资料交文控，并依据此办法作业。

6.0附件

6.1附件一、文件分发/回收记录表

6.2附件二、文件变更申请表

6.3附件三、文件领用申请表

6.4附件四、文件借阅申请表

6.5附件五、文件一览表

6.6附件六、印章格式  “受控文件”“非受控文件”“作废文件”

7.0参考文件

（略）