文件与资料控制程序（包装）

XXX包装实业有限公司

文件资料控制程序

1.      目的：

规定本公司质量体系文件控制方法，对公司的质量体系文件进行控制，确保各部门使用文件的正确性及有效性。

2.      适用范围：

凡本公司质量体系文件（含外来文件）均适用。

3.      权责：

文件与资料控制中心与本公司的各个部门。

4.      名词定义：（无）

5.      作业程序：

5.1质量手册由管理者代表制订，总经理审核，呈董事长批准发布，程序文件由相关部门制订，管理者代表审核，呈总经理批准发布，工作指示、操作规范等三级文件，由相关部门制定、部门负责人审核、呈管理者代表批准发布，文件的批准日期，即为该文件的实施日期。

   5.2凡本公司内发放的质量手册和程序文件、三级文件都为受控制文件，副本加盖红色“受控文件”印章后分发至相关部门，同时在“文件分发签收一览表”上签收。

   5.3如外部要求提供质量手册和程序文件、三级文件时，相关部门填写“对外文件分发申请表”，由管理者代表批准、由文控中心盖“非受控文件”红章，作为非受控制本分发，同时应登记于“文件分发签收一览表”中。

   5.4文件修改或废止时，由申请部门填制“文件修订／废止申请单”，由部门负责人初审后，交原审核者审核，若复审无误后，呈原批准者批准，（若原审查人和批准人离职后，呈与有相应级别的负责人审查或批准）。文控中心将新版文件分发给相关部门，并登记于“文件分发修订总览表”中，文控中心将相关旧版本文件回收，加盖“作废”印章，旧版文件废止回收时，文控中心需注明回收情况。任何部门不得保留旧版文件，但文控中心得对版本变更原案子以保存，并与有效文件分开保存，表格格式的更改亦按文件更改方法执行。

   5.5外来文件的发行：经由管理者代表审核后，交文控中心，按照5.2— 5.4管制。

   5.6文件修改或废止时，由文控中心依“文件分发签收一览表”回收旧版文件。

   5.7对于旧版失效文件需盖“作废”印章，以示区别。

   5.8文件的管理：

      5.8.1现场使用的文件须置于作业现场。

      5.8.2使用部门不得影印正式文件。

      5.8.3非现场使用文件，由各部门自行集中保管。

      5.8.4文件如发现缺页、破损、字迹模糊，应填写“文件申请补发单”交管理者代表审批，要求原分发部门补发，不得以影印方式自行处理。

      5.8.5文控中心由专人管理。

      5.8.6文件的借阅规定：到文控中心借阅文件，须部门负责人级以上方可借阅，借阅时不得将文件带出文控中心或私自复制。

      5.8.7各部门对正式文件如质量手册、程序文件、作业指导书等受控文件，必须进行建档编号管理，并填制“文件资料目录”表作为该类文件的索引。

   5.9文件的销毁作业：

      5.9.1各部门回收的旧版文件，由文控中心销毁（原案文件由原管制单位保管），报废保留文件应注记，避免使用作废文件，如文控中心由于管理不善致使作废文件不能及时回收，文控人员应签收时如实备注。受文部门如找到作废文件应及时上交文控人员处置。

   5.10文件保存：

      5.10.1各文件类别的保管：

         5.10.1.1经颁布发行的质量手册、程序文件及工作指示、操作规范、职务说明书等三级文件均由文控中心列制“文件分发签收一览表”保管。

         5.10.1.2公司各人员档案文件由行政部文控室保管。

         5.10.1.3各类合同订单及相关用纸、资料，由生管部保管，各类品质记录由品管部保管，保存期限至少一年，员工教育记录和档案保留到该员工离职一个月后为止。

   5.11外来文件的控制：

      5.11.1外来文件的接收：

         5.11.1.1合同订单的资料接收由生管部负责接收。

         5.11.1.2外来文件、图文、标准类文件的接收，依发文部门指定的部门接收者，并由接收部门登记在“文件资料目录”中。

      5.11.2外来文件的登录。

   5.12文件版本的控制：

      5.12.1文件版本的编号由大写英文安母及阿拉伯数字组成，如A1，英文字母代表此文件版本，阿拉伯数代表修订次，首版以A0表示，版本依次不A、B、C……修订次依次为1、2、3……9。

      5.12.2文件换版时，版本号需依编号方法改变，当一个文件一半以上的内容或重要变更修改时需换版，文件一半以下的内容修订时，依编号方法改变修订次。当一个文件修订达到九次修订时，需换版处理：（如A9再次修订时，则版本号度为B0版）。

      5.12.3每两个月由文控中心重新编制文件版本清单，并发放至相关部门，同时收回原版本清单。

   5.13文件编号的控制：

      5.13.1质量手册编号为QM。

      5.13.2程序文件编号为COP＋要素＋流水帐号。

                如：COP－4－01 

                                         代表流水帐号

                                         代表标准要素

                                         代表程序文件

      5.13.3工作指示书操作规范等三级文件编号为：WI＋部门编码＋流水帐号。部门编码：ADM－行政部；PCG－生管部；PMD－制版部；PRD－印刷部；SD－仓库；QA－品管部；PCM－采购。

           如：WI－QA－01

                                       代表流水帐号 

                                       代表品管部

                                       代表工作指示，操作规范

6.      参考文件：（无）

7.      记录：                                     保存地点     保存时间          附件序号

   7.1文件资料目录      （FM－ADM－01／A0）  文控室    一年（更新后记录）    附件一

   7.2文件分发签收一览表（FM－ADM－03／A0）  文控室   一年（更新后记录）     附件二

   7.3对外文件分发申请表（FM－ADM－04／A0）  文控室   一年（更新后记录）     附件三

   7.4文件修订/废止申请单（FM－ADM－05／A0） 文控室    一年（更新后记录）    附件四

   7.5文件修订总览表    （FM－ADM－06／A0）  文控室    一年（更新后记录）    附件五 

   7.6文件申请补发单    （FM－ADM－07／A0）  文控室    一年                  附件六

   7.7印章样式          （FM－ADM－08／A0）  文控室    永久                  附件七