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文件资料控制程序(彩印)
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2013-11-13 11:40:00
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资源简介

文件资料控制程序(彩印)

XX彩印包装厂文件资料控制程序

XXX包装实业有限公司

文件资料控制程序

1.      目的:

规定本公司质量体系文件控制方法,对公司的质量体系文件进行控制,确保各部门使用文件的正确性及有效性。

2.      适用范围:

凡本公司质量体系文件(含外来文件)均适用。

3.      权责:

文件与资料控制中心与本公司的各个部门。

4.      名词定义:(无)

5.      作业程序:

   5.1质量手册由管理者代表制订,总经理审核,呈董事长批准发布,程序文件由相关部门制订,管理者代表审核,呈总经理批准发布,工作指示、操作规范等三级文件,由相关部门制定、部门负责人审核、呈管理者代表批准发布,文件的批准日期,即为该文件的实施日期。

   5.2凡本公司内发放的质量手册和程序文件、三级文件都为受控制文件,副本加盖红色“受控文件”印章后分发至相关部门,同时在“文件分发签收一览表”上签收。

   5.3如外部要求提供质量手册和程序文件、三级文件时,相关部门填写“对外文件分发申请表”,由管理者代表批准、由文控中心盖“非受控文件”红章,作为非受控制本分发,同时应登记于“文件分发签收一览表”中。

   5.4文件修改或废止时,由申请部门填制“文件修订/废止申请单”,由部门负责人初审后,交原审核者审核,若复审无误后,呈原批准者批准,(若原审查人和批准人离职后,呈与有相应级别的负责人审查或批准)。文控中心将新版文件分发给相关部门,并登记于“文件分发修订总览表”中,文控中心将相关旧版本文件回收,加盖“作废”印章,旧版文件废止回收时,文控中心需注明回收情况。任何部门不得保留旧版文件,但文控中心得对版本变更原案子以保存,并与有效文件分开保存,表格格式的更改亦按文件更改方法执行。

   5.5外来文件的发行:经由管理者代表审核后,交文控中心,按照5.2— 5.4管制。

   5.6文件修改或废止时,由文控中心依“文件分发签收一览表”回收旧版文件。

   5.7对于旧版失效文件需盖“作废”印章,以示区别。

   5.8文件的管理:

      5.8.1现场使用的文件须置于作业现场。

      5.8.2使用部门不得影印正式文件。

      5.8.3非现场使用文件,由各部门自行集中保管。

      5.8.4文件如发现缺页、破损、字迹模糊,应填写“文件申请补发单”交管理者代表审批,要求原分发部门补发,不得以影印方式自行处理。

      5.8.5文控中心由专人管理。

      5.8.6文件的借阅规定:到文控中心借阅文件,须部门负责人级以上方可借阅,借阅时不得将文件带出文控中心或私自复制。

      5.8.7各部门对正式文件如质量手册、程序文件、作业指导书等受控文件,必须进行建档编号管理,并填制“文件资料目录”表作为该类文件的索引。

   5.9文件的销毁作业:

      5.9.1各部门回收的旧版文件,由文控中心销毁(原案文件由原管制单位保管),报废保留文件应注记,避免使用作废文件,如文控中心由于管理不善致使作废文件不能及时回收,文控人员应签收时如实备注。受文部门如找到作废文件应及时上交文控人员处置。

   5.10文件保存:

       5.10.1各文件类别的保管:

             5.10.1.1经颁布发行的质量手册、程序文件及工作指示、操作规范、职务说明书等三级文件均由文控中心列制“文件分发签收一览表”保管。

             5.10.1.2公司各人员档案文件由行政部文控室保管。

             5.10.1.3各类合同订单及相关用纸、资料,由生管部保管,各类品质记录由品管部保管,保存期限至少一年,员工教育记录和档案保留到该员工离职一个月后为止。

   5.11外来文件的控制:

       5.11.1外来文件的接收:

             5.11.1.1合同订单的资料接收由生管部负责接收。

             5.11.1.2外来文件、图文、标准类文件的接收,依发文部门指定的部门接收者,并由接收部门登记在“文件资料目录”中。

       5.11.2外来文件的登录。

   5.12文件版本的控制:

       5.12.1文件版本的编号由大写英文安母及阿拉伯数字组成,如A1,英文字母代表此文件版本,阿拉伯数代表修订次,首版以A0表示,版本依次不A、B、C……修订次依次为1、2、3……9。

       5.12.2文件换版时,版本号需依编号方法改变,当一个文件一半以上的内容或重要变更修改时需换版,文件一半以下的内容修订时,依编号方法改变修订次。当一个文件修订达到九次修订时,需换版处理:(如A9再次修订时,则版本号度为B0版)。

       5.12.3每两个月由文控中心重新编制文件版本清单,并发放至相关部门,同时收回原版本清单。

    5.13文件编号的控制:

        5.13.1质量手册编号为QM。

        5.13.2程序文件编号为COP+要素+流水帐号。

              

        5.13.3工作指示书操作规范等三级文件编号为:WI+部门编码+流水帐号。部门编码:ADM-行政部;PCG-生管部;PMD-制版部;PRD-印刷部;SD-仓库;QA-品管部;PCM-采购。

         

6.      参考文件:(无)

7.      记录:                                     保存地点     保存时间          附件序号

7.1文件资料目录      (FM-ADM-01/A0)  文控室    一年(更新后记录)    附件一

7.2文件分发签收一览表(FM-ADM-03/A0)  文控室   一年(更新后记录)     附件二

7.3对外文件分发申请表(FM-ADM-04/A0)  文控室   一年(更新后记录)     附件三

7.4文件修订/废止申请单(FM-ADM-05/A0) 文控室    一年(更新后记录)    附件四

7.5文件修订总览表    (FM-ADM-06/A0)  文控室    一年(更新后记录)    附件五 

7.6文件申请补发单    (FM-ADM-07/A0)  文控室    一年                  附件六

7.7印章样式          (FM-ADM-08/A0)  文控室    永久                  附件七

 

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