跟单员资料清理指示

跟单员资料清理指引

一﹑目的﹔

明确清理范围与时限﹐降低管理成本﹐规范营业部相关人员对相关数据之清理程序;

二﹑适用人员﹔

跟单员﹑营业员

三﹑适用范围﹔

订单﹑排期﹑图纸﹑报价单﹑菲林﹑啤板﹑胶版﹑样办﹑成品/半成品(含彩纸彩标)﹔

四﹑清理时限﹔

每月以营业计算机系统客户之产品数据文件2年未使用为清理时限﹔

五﹑程序﹔

(一)订单﹑排期﹑图纸﹑报价单等文件之清理﹔

保存期为1.5年﹐最终以该款货订单已交完且货款已收回及不再生产该款货为准﹔

(二)胶版﹑啤板﹑样办﹑菲林﹑制程半成品﹑成品存仓之清理﹔

1﹑每月5日前﹐跟单员应以营业计算机系统统计之1.5年未使用之产品数据文件案为清理依据﹔

2﹑逐款填写《营业部清理报废申请单》﹔

3﹑依次逐项对《营业部清理报废申请单》上之各项予以确认及填写﹔

4﹑待跟单主任及总经理审批《营业部清理报废申请单》后﹔

5﹑其中一联交生产部﹐用于执行清理“胶版”﹑“啤板”﹑“制程半成品”项目﹔

6﹑其中一联交仓务部﹐用于执行清理“成品存仓”项目﹔

7﹑其中一联交跟单组长﹐用于执行清理“样办”﹑“菲林”项目﹐清出之菲林另外用纸箱暂存并建立清单﹐清出之样办在其它地方暂存并建立清单﹐若六个月后仍未使用﹐即可报废﹐若六个月内仍有使用﹐纳入正常管理程序﹔

(三)清理方式(除因客户原因造成的制程半成品﹑成品存仓外)﹔

1﹑若属客户提供﹐在征得客户意见后﹐选择返还客户或就地报废方式﹔

2﹑若属华生自制﹐就地报废﹔

(四)实时清理﹔

在某款货品已得到不再生产或已改版或散唛多数的情况下﹐跟单员应实时填写《营业部清理废申请单》按流程予以处理﹔

(五)客户原因造成之制程半成品﹑成品存仓之清理﹔

1﹑每月底前﹐跟单员须对上一个月所跟客户的制程半成品及成品存仓予以全面清理﹐统计因客户原因(延迟交期﹑取消订单﹑改版等)而造成的制程半成品﹑成品存仓﹔

2﹑找出所有因客户原因造成制程半成品﹑成品存仓的客户原始证据(如订单﹑排期等)﹔

3﹑经跟单组长﹑跟单主任确认并留底后﹐交营业员签收并跟进客户清理或上报公司总经理申请清理﹔

4﹑跟单主任设置专用活页夹收集每个客户之相关数据﹐并保持进度跟进﹔

六﹑参考文件﹔

《客户设计变更之内部跟进指引》WI-SA-026

七﹑记录表格﹔

《营业部清理报废申请表》RE-WI-SA-019-001A