订单生产运输和开具发票

订单生产、运输和开具发票

办公室会有一系列文书工作牵涉到订单录入、订单跟催、送货开单和开具发票。这些流程通常需要做许多文书工作，而这种工作通常是杂乱繁琐、惹人心烦的。如果采用合适的计算机系统则能大大简化整个流程，免除许多麻烦。

订单类型

订单多种多样，例如：

a)         生产送货类客户订单

b)        转包和送货类客户订单

c)        生产类总订单

d)        转包类总订单

e)        库存调拨类客户订单

客户订单的信息来源于预先记录有瓦楞纸箱包装行业大部分产品的“预估”文件。这些产品中有客户定制的产品，“预估”文件中包括产品规格、成本以及价格方面的信息。

此外，有的订单来自于库存纸箱或者其它库存品的存货目录文件。这些订单是按库存生产而不是按数量和尺寸生产。这一区别很重要，计算机可以加以识别。

有一种特殊情况是纸板厂向纸箱厂供货的订单。此信息来自于“商品”文件，在第20章《纸板加工厂》中有所描述。

有些订单可能只是转包订单，即，这些订单是由其他公司来生产的。这种情况下，有必要再开立卖方订单以满足客户订单要求。

订单流程系统必须保证输入所有的客户订单信息。有关产品送货的时间和数量，可能会有各种各样的要求。每一个客户订单都会分出一栏填写送货的时间安排和数量。

一旦订单录入后，就会紧接着牵涉到订单跟催等一系列新环节。这种情况是会出现的，因为有时候客户会修改订单中的某些要求，而所做修改可能只是送货数量或日期的改动。有时候，所作修改可能比较复杂，或必须格外注意生产或发货过程中的特殊要求。

订单跟催会处理所有有关订单的问题。销售服务部必须始终确保订单生产是按预先的要求在做，或保证订单的变更得到了重视。销售服务部必须能做到把相关信息反馈给客户，而不损害与供应商/客户的正常关系。

备录文件

所有订货的备录都可以在任何时候显示在计算机屏幕上或打印出来。订单备录可以有不同的格式，根据所需信息的种类而定。

经常杳询订单情况的销售服务人员希望能依客户名字母顺序排列来查询客户信息。而一个客户备录文件即可达到此目的。销售服务部可以根据客户名字母排序查看或打印备录文件，因此就能较快地找到所需信息。

此外，还会有“交货到期日备录文件”，是为销售服务部、生产部门和货运部门服务的，便于他们查找有关发货到期日的信息。

对“送货日期备录文件”的查询可以催促解决送货数量和日期方面的安排问题。机器备录文件显示所有订单的生产机器、日期和班次的安排情况。生产部门会对此文件非常感兴趣，因为参照该文件可以避免生产瓶颈的出现。

还有产品规格备录文件。瓦线生产是首先要确定产品规格，因此，根据产品规格和日期对备录进行分类就显得尤为重要。

最后还有销售人员备录文件。其中，备录文件是根据不同的销售人员服务的客户而分类的。这样可以有助于销售人员时刻追踪订单生产并提供有效服务。

交货单据

下一步就是准备交货单据了。订单可以是“生产-交货”型的，即订单生产完成后一次性交货，也可能是“生产-存货”型的，即订单生产完成依不同数量和日期分多次交货。因此，订单系统就可以分为库存型订单和JIT（即时交货）型订单。

送货人员会在适当的时间安排不同的拖车和卡车装货，装载顺序与运抵各客户时的卸货顺序相反。此时，在运输部门可以用与计算机连接的打印机将交货单据准备好交给司机，一式两份，其中一份作为送货凭证交给客户，另一份可作为收据证明以便日后催款之用。送货人员也会在办公室有备份，以保证所有货物都能正常顺利交货。

有时提单是和交货单据一起准备的。提单主要是在一些州际交易以及把运输任务转包给运输公司时用到。

开票系统要再一次从订单文件和货运文件中收集到必要的信息。交货单据上的交货数量有时会与对方接收人员确认的货物数量不一致，这种分歧一般是由货运部门解决或通过电话与客户联系解决的。

价格信息也包含在订单文件中。通常，准备好发票登记簿交给相关主管签字确认后，就可以打印出发票了。

库存产品

在与库存产品相关的客户订单中，通常会包含下列信息：

库存产品             S121212

订单数量              250

存货数量            1000

剩余数量             750

随后，有一个已经送货和开立发票的300个（而不是250个）订单的送货/开票记录如下：

库存产品             S121212

预定数量撤销         -250

交货数量              300

存货数量            700

剩余数量            700

在送货时，存货数量不够或预定撤销的情况都有可能发生。

对于客户要求的产品来说，库存的剩余数量有时可能是个负数。这就表明，库存产品也必须尽快地加以补充。

预约登记

预约登记表通常会在当天工作结束时打印出来，每天一次。在任何情况下，这个登记表都包括自上次打印以来所有的订单。

预约登记表含有每一笔订单涉及的客户和产品信息，归纳

如下：

1)        订单编号

2)        预估文件编号

3)        客户代号及名称

4)        客户采购订单编号

5)        产品代号

6)        规格

7)        类型

8)        尺寸

9)        订单数量

10)     订单面积（平方英尺）

11)     调机费

12)     每千产品的机器运行费

13)     生产到期日

14)     供货商代号参照

15)     供货商订单号

预约登记表列出了所有预约的订单，便于查找不同的细节。

预约登记表是根据销售人员来分类的，这样销售经理就容易掌握每个销售人员的工作状况，他也可以在每个月底通过回顾收集到的资料来预测市场动态。

预约汇总

系统会包含一个“预约汇总表”，将当天以及当月的信息汇总，内容如下：

1)        订单编号

2)        预约销售额（$）

3)        预定利润额（$）

4)        价格评估（价格除以成本）

5)        预约面积（平方英尺）

6)        $/平方英尺

预约汇总表也是根据销售人员来分类的，这样销售经理就容易检查每个销售人员的工作业绩。

按客户分类打印预约订单

在很多情况下，有时会希望查找以往订单的信息参考一下。订单记录通常会在一笔订单生产完毕、送货并已开票后保存下来。

建议在每个季度结束时能将该季度的订单记录打印出来。以往的订单记录包括所有送货数量、送货日期以及发票上所列数量和日期。长期坚持这样做，对记录中相关信息会有总体的了解，并为以后提供必要借鉴，这样以前订单中好多不大清楚的问题就会越来越少。P118

交货计划

当瓦楞产品进入到最后一步操作或加工完成之后，便准备交货了。在纸箱厂排程系统中，交货是最后一个环节。

根据商定好的送货日期以及交货目的地或交货区，成品会标上记号等待发货安排。在运输线路上大体一致的订单会分到一组来减少运输路程，从而减少运输成本。

交货单据和提单

系统会生成交货单据和提单。一套完整的交货单据包括需签字的收据、一份由客户保留的装箱单以及一份由纸箱厂留存的管理副本。如果是把运输任务转包给外部的运输车队或进行州际交易时，美国联邦交通委员会要求使用提单，上面详细写明了所运货物的重量和类别。

最好的做法是，在运输办公室时就准备好交货单据和提单。运输管理人员要对分在一组的各种订单做最终检核，并确定订单装到拖车或卡车上的顺序。当然，装货顺序要正好与卸货顺序相反。运输管理人员还要检查拖车或卡车上的空间，使其得到充分利用。一个标准就是，平均40英尺或45英尺长的拖车要装载15,000磅重的货物。显然，如果拖车稍长些或空间再大些，能装载的货物也就越多。

通常，将各种订单混在一起时拖车或卡车并不能得到充分利用。“充分利用”是我们必须时刻牢记的目标。我们注意到，采用空间计量法比用重量计量法更能科学地利用空间。汽车运输业也确立了以重量为计量标准的做法，可以运输不同类别不同类型的产品。

装载卡车和拖车

交货单据是运输管理人员在起运台交给检货装载员的一份书面材料。交货单据上的订单顺序是按装载的不同产品的顺序来排列的。检货装载员负责用叉车来装载货物，并检验货物数量的准确性。

卡车司机把瓦楞产品运给客户后会索要一份接收人签名的收据。卡车司机返回后会将该收据交给运输办公室。这张收据就是开立发票的原始记录。

开单的职责

开单人员在计算机上找到订单记录，然后输入接收货物的数量。有时在检货装载员做的装载货物数量记录和货物接收方确认的货物数量之间会出现不一致的情况。开单人员员必须解决这类不相符的情况。开单人员还要负责辅助性的事务，如提供模具、印版或税款方面的账单。发票会在这类操作后紧接着打印出来。

发票登记

发票登记簿是与发票有关的所有交易的打印记录。此外还有一个汇总记录“发票汇总表”。打印的资料均为重要的数据，包括开立发票的销售额以及销售面积。

在成本预算过程中生成的成本数据都存储在计算机中，每一行都会有汇总结果。将系统中的成本数据与实际的发票数额相比较是很重要的。财务经理对此类信息的分析是比较感兴趣的。

随后，在追踪调查工厂中的实际劳动时间和所用材料的基础上，会产生一个实际的工作成本。在成本/价格的分析上形成一个循环就意味着能够将预算成本和发票数额以及工作成本进行比较。这样能够保证整个系统内的数据不断更新，时刻记录最新。