管理之道：如何加速提高企业的办公效率

管理之道：如何加速提高企业的办公效率

    一个公司只要有文件就一定需要保存，而保存起来的文档也一定需要一套易于管理和使用的方案。早在几年前，IDC就预测，全球基于文件的解决方案和应用软件的市场将会有非常大的增长。而事实证明：科学的“文件管理”能帮助企业迅速提高效率并降低成本。

　　笔者注意到：最近已经有越来越多的企业利用“文件管理”软件统一管理所有纸张和电子文件。我们也发现目前市场上应用最多、功能最完善的是富士施乐的桌面型文件管理软件DocuWorks，它能通过连网的扫描设备读入扫描文档并归档保存，可以方便的将不同的电子文档整合成同一格式、同一文档，并且在需要的时候调出直接打印或通过电子邮件形式发送出去，使得纸张文件和电子文件一样易于保存、分享和使用。它也能为文件设置多种方式和级别的安全性，在文件共享的同时防止一些信息的泄漏。另外，强大的注释工具以及电子签名功能，能够帮助企业缩短文件流转时间，提高文件审批效率。
 
　　信息共享安全可靠
 
　　除了在办公流程上有效的衔接了纸制文件和电子文件以外，DocuWorks人性化的设计也能够打动不同应用范围的用户。
 
　　上海市人民政府经济委员会由于业务需要会有大量的文件进行共享，应用了富士施乐DocuWorks之后，文件共享变得更加简单、安全。
 
　　在文件共享的同时，上海市人民政府经济委员会一般会根据文件内容开放给不同的部门或级别的工作人员。由于DocuWorks可以设置每个文件的阅读和使用权限，还可以设置该文件是否可以打印，使得文件在使用的管理方面有了很好的可控性，从而为上海市人民政府经济委员会这样的政府单位带来更方便、可靠的文件管理流程。
 
　　电子审批，缩短流程
 
　　政府机构的公文审批，在过去只能依靠文员频繁来往于各部门，消耗人力的同时，也容易造成文件的遗漏，如遇到一些经常开会、出差的部门，还会造成文件审批的延误，从而影响业务的进展。
 
　　因此，一些政府机构也开始采用富士施乐的文件管理软件DocuWorks。如广东佛山中级人民法院，通过DocuWorks强大的编辑注释功能，可以对往来文书加入意见、指示或批注，并加盖电子签名和图章，可以整合在文件里打印或者直接以电子邮件形式发送，使整个审批流程变得快捷、省力，极大地缩短了公文流转时间，提高了审批效率。
 
　　目前，DocuWorks这一功能的应用已受到许多省市、地区政府机构地广泛关注。
 
　　整合作业提高效率
 
　　某著名500强跨国企业在日常的办公当中，有大量的往来文件。这些文件的形式多样，有快递的资料、合同和一些印刷品；电子文件的格式更为复杂，Word、Excel、PPT、PDF文档等，还有src="JPG、BMP等各类图片。他们一直希望能将所有这些纸张及电子文件能统一管理并有效的利用和传递。
 
　　采用了富士施乐的DocuWorks文件管理软件后，将不同软件平台的文件转换成统一的DocuWorks格式，并将关联的文件合并到同一个DocuWorks文件进行管理，操作时只需将需要的文件直接拖、放到DocuWorks窗口即可。通过执行一次列印指令，就可以列印完成这些由多个不同应用软件所产生的文件，既缩短了列印的作业时间，减少了处理步骤，也直接提高了办公效率。同样的应用还改善了传真的效率，以往多个不同类型文件所需要分别并多次传真，使用DocuWorks后同样只需要执行一次命令即可完成。
　　中国是一个文件大国，很多的企事业单位都意识到文件管理的重要性，并开始尝试在单位内部安装并实施文件管理系统，但是如何做到科学的文件管理对于任何企业来说都是一门需要不断研究的课题，一旦文件被统一、安全、有效的管理起来，才能在企业内部进行充分的沟通交流，有效地利用这些知识，增加企业现有知识的价值并从中获取利润，以保持企业竞争力，从而进一步真正实现知识管理。