送货回单跟进程序
一﹑目的﹔
为着确保运输送货单完整及时地由客户处签回﹐加强跟单员对送货单的确认及维持送货回单交收流程﹐特制定本程序﹔
二﹑适用范围﹔
运输部﹑营业部﹑财务部
三﹑签单﹔
●运输部文员需将每天发出的送货单登记并及时跟踪客户签回情况。
●所有的送货单﹐运输部需尽可能在开单之后三天内配套签回﹐若因品质﹑P.O.﹑排期等原因不能及时签回﹐由运输文员跟催品管部﹑营业部相关人员协助解决。
●因财务部在每月1日上午10:00前抽取上月送货资料编印月结单﹐为确保数据的准确性﹐运输部需尽可能在此之前将上月所有送货单签回﹐同时﹐跟单员及运输文员应在此之前完成所有发票调整工作﹐若不能按时完成﹐需书面知会营业部及财务部。
四﹑回单跟进﹔
●运输部文员将有效签回的送货单每天上午11:00前交到营业部文员处并进行签收登记﹐营业文员将根据计算机送货列表核查送货单签回情况﹐对未及时签回的送货单﹐营业文员将每隔两天发”过期回单一览表”给运输部跟进并将结果反馈营业文员。
●营业文员需将签回的送货单分发相关跟单员核查送货单客户签收的正确性和有效性并签名确认﹐若有疑问﹐有权要求运输部作出进一步的解释或重签﹐若签单有效﹐相关跟单员签名后交还营业部文员﹐每日下午5:00由其统一交给财务部并进行签收登记。
●若送货单有错误或被修改且财务部尚未从计算机抽取发票﹐应由运输部文员或跟单员填写”______数据更改申请单”﹐经跟单员及跟单主任确认后﹐交由财务部进行送货单计算机数据修改﹔
●若送货单有误或被修改或出现退货﹑扣罚等且财务部已从计算机抽取发票﹐应由跟单员或运输文员填写”发票调整申请单”﹔并在反馈表上详细附注更改原因﹑更改发票号码﹑更改内容等并签名﹐一起交跟单员及跟单主任审核后交财务部﹐由财务部交总经理审核签名后﹐由财务部执行修改﹔
五﹑营业部文员分派给各跟单员核对的单﹐各跟单员必须在当天下午5:00前交回﹐若有特殊情况﹐也不得超过第二天。
六﹑整个跟进程序由跟单主任监管。
